Die ScanSnap-Software erstellt automatisch Dokumente im Adobe PDF-Format, die der aktuelle Standard für Dokumentenaustausch sind. Sie können Dokumente weltweit versenden und sichergehen, dass der Empfänger sie genauso sieht wie Sie selbst.

Um den Scannprozess so einfach wie möglich zu machen, überprüft der ScanSnap S500M jedes Dokument einzeln und entscheidet, ob es in Schwarz-Weiß oder in Farbe erstellt wird, welches Papierformat vorliegt und löscht leere Seiten. Diese automatischen Prozesse erhöhen zusätzlich die Scangeschwindigkeit und reduzieren den benötigten Speicherbedarf. Der Scanprozess wird so beschleunigt und der benötigte Speicherplatz auf ein Minimum reduziert. Zusätzlich berichtigt der S500M in jeder Datei automatisch schief dargestellte Inhalte (Auto Deskew). Zusätzlich verfügt der ScanSnapS500M über ein ADF-Fach für 50 Seiten, das auf überraschend wenig Platz, Duplex- und Farbscannen ermöglicht.